Dans un contexte de surcroît d’activité lié à un projet de nouvelle implantation, vous apporterez un soutien opérationnel aux équipes en contribuant à la gestion administrative, organisationnelle et logistique des activités du périmètre.

À ce titre, vous participerez à la gestion quotidienne des activités de support et à la coordination de différentes actions nécessaires au bon fonctionnement du service.

Vos principales missions seront les suivantes :

• Organiser l’agenda du périmètre : planification des réunions, réservation de salles et de moyens logistiques, location d’équipements si nécessaire.
• Gérer la logistique des déplacements et des rendez-vous, en France comme à l’international (organisation matérielle, préparation des documents, ordres de mission, notes de frais, rédaction et suivi de comptes rendus).
• Contribuer à la mise en forme et à la préparation de documents standards à la demande des équipes.
• Réaliser les demandes d’achat, assurer la réception et le suivi des factures associées.
• Assurer la continuité de la fonction secrétariat en collaboration avec les assistants des autres directions.
• Gérer les formalités administratives d’accès aux sites, internes ou externes, ainsi que le suivi des habilitations nécessaires.
• Assurer la réception, l’orientation et la transmission des correspondances et informations du périmètre.
• Apporter un support administratif et événementiel dans l’organisation d’actions ou d’événements liés aux activités du service.
• Organiser et transmettre les données internes et externes en garantissant un haut niveau de confidentialité.

Par ailleurs, vous serez amené(e) à contribuer à des missions de coordination et de suivi opérationnel, notamment :

• Piloter certaines activités de sous-traitance afin de veiller à la bonne application des cahiers des charges et au respect des standards en matière de sûreté, sécurité et qualité (ex. flotte automobile, restauration, gardiennage, etc.).
• Participer à la coordination de projets, depuis la définition du cahier des charges jusqu’au suivi de leur mise en œuvre (étude de faisabilité technique et opérationnelle, planification, lancement, suivi et réception).
• Accompagner les salariés et les entreprises extérieures dans la compréhension et l’appropriation des règles et processus applicables sur le site.

Cette mission vous permettra d’évoluer dans un environnement industriel structuré, en interaction avec de nombreux interlocuteurs internes et externes, tout en développant des compétences en organisation, coordination et gestion de projet.

Vous préparez un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 dans l’un des domaines suivants : gestion technique des bâtiments, assistanat de gestion ou assistanat technique, tels qu'un BTS Professions Immobilières, une Licence professionnelle Gestion technique du patrimoine immobilier, un BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) ou un cursus équivalent.

Vous souhaitez développer vos compétences dans un environnement structuré et exigeant, en contribuant à des missions variées mêlant organisation, gestion administrative et coordination d’activités techniques.