Missions :

Hiérarchiquement rattaché(e) au Chef du Département Développement Procédés et Outillages, elle ou il assure principalement :

Pour le compte du Chef de Département :

- L’organisation des déplacements du Chef de Département,

- Aide à l’organisation des réunions d’équipe ou autre événement en cours d’année, suivi d’indicateur

- La rédaction des comptes rendus de réunion (d’équipe ou autre),

- Des tâches ponctuelles de secrétariat (diffusions, suivi et affichage des indicateurs, gestion de l’affichage légal (C2SCT, etc), prévision congés, gestion du mopieur (toner, papier), …),

- La relation avec les services de l’établissement pour l’intendance du Département (nouveaux arrivants, déménagements, propreté/maintenance des locaux, communication Etablissement).

Pour le compte des entités chalonnaises du Département :

- La gestion / organisation des missions de l’ensemble de l’équipe (ordres de missions, notes de frais, …),

- La gestion administrative courante (gestion et saisie des pointages, gestion des prévisions de congés, mise à jour des organigrammes, gestion des fournitures de bureau, suivi d’habilitations et plan de formation, gestion du dossier du personnel, établissement des notes de bienvenue, suivi du chrono, ...),

- Un support administratif lié aux projets de développement (demande d’achats, appels sur contrats, demande de devis, suivi fournisseurs, ...),

- La mise en forme de documents Word (notices, spécifications, offres, notes de calcul, …)et Power Point,

- L’accueil des visiteurs du CEDEM 5cenntre de Développement pour la Maintenance),

- L’accueil des nouveaux arrivants, information sur la vie du département et les règles de l’établissement (pointage, chrono, …), le suivi des recueils d’accueils et la mise à jour de l’ensemble des dossiers personnels (arrivée et départ)

- La communication par le biais des Outils de communication du CEDEM, la gestion des informations vers le personnel aux différents points d’affichage

- La remontée des évolutions de standard pouvant impacter le Département (revue mensuelle des éléments de Pyx4 vs nos Fiche Qualité Métier)

Compétences nécessaires :

De formation BTS, Bac/Bac professionnel ou expérience réussie dans une fonction similaire.

Vous maitrisez les applications SAP,  CONCUR, Ulysse et  potentiellement WINLASSIE _ COEDM

Vous avez une bonne connaissance des outils bureautiques classiques et vous êtes en mesure de mettre en place, suivre des indicateurs

Aptitude particulière :

Bon relationnel, sens du service, force de proposition et réactivité

Attentive à la cohésion d’équipe (groupe partagé entre 2 bâtiments)

Autonomie, réflexion,  curiosité

Discrétion et rigueur